Như bạn đã biết, tài liệu, hồ sơ hầu hết được làm bằng chất liệu giấy, nếu vô tình để nước đổ lên thì số tài liệu này ngay lập tức bị thấm nước, hỏng ngay.

Cách bảo quản, đóng gói hồ sơ, tài liệu

       Khi bạn đã hoàn thành quá trình phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu thì chuyển qua giai đoạn bảo quản, đóng gói để chuyển văn phòng. Như bạn đã biết, tài liệu, hồ sơ hầu hết được làm bằng chất liệu giấy, nếu vô tình để nước đổ lên thì số tài liệu này ngay lập tức bị thấm nước, hỏng ngay.

Chọn thùng đựng hồ sơ

       Bạn không thể sử dụng các thùng giấy carton thông thường để bảo quản vì chúng cũng được làm bằng một loại giấy khác, nếu trong quá trình di chuyển gặp nước, thời tiết xấu có mưa, không có tấm che phủ lên các thùng đựng.

       Hậu quả là gì chắc chắn bạn cũng dễ dàng đoán ra chính là đống tài liệu bạn cất công phân loại đã hỏng hết, nghiêm trọng hơn là chúng có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động, lợi ích của công ty.

       Lựa chọn cho bạn là mua các loại thùng nhựa, sắt, nhôm chuyên dụng để bảo quản tài liệu, hồ sơ, loại thùng này thiết kế kích thước phù hợp với chiều cao, rộng của tài liệu, xếp giấy tờ vào dễ dàng, vừa vặn, di chuyển thuận tiện, bảo quản đem lại hiệu quả cao nhất.

       Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các thùng carton nhưng thay vì chỉ đặt tài liệu vào, bạn cần bọc thêm một túi nilong bên ngoài, cột chặt miệng túi mới đặt chúng vào trong thùng. Như vậy khi di chuyển nếu trời mưa, nước chảy vào cũng không làm ướt, ẩm tài liệu.

Chú thích, sắp xếp, phân loại mỗi loại tài liệu

      Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng chứa, bạn cần tiến hành chú thích trên mỗi thùng tên tài liệu có bên trong, để khi sắp xếp tại trụ sở mới không cảm thấy bối rối, khó khăn.

       Cẩn thận hơn, bạn còn lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển văn phòng, kiểm soát tiện lợi, nếu có thiếu sót, lập tức yêu cầu người chuyển hay dịch vụ chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói xem xét lại. Nhờ đó mà thiệt hại nếu có sẽ giảm đến mức tối đa.

       Với những giấy tờ quan trọng, không thể để rơi vào tay những người khác. Người chịu trách nhiệm nên tự mình bảo quản, vận chuyển, không giao cho công ty dịch vụ. Như vậy bạn sẽ yên tâm và không cảm thấy lo lắng khi chuyển văn phòng.

       Các hồ sơ tài liệu tưởng chừng rất đơn giản khi vận chuyển nhưng thực tế đây mới chính là phần tài sản khó chuyển nhất trong công ty, văn phòng. Nhưng nó không quá khó nếu bạn biết cách thực hiện và làm việc chăm chỉ.

       Đóng gói hồ sơ tài liệu bạn hãy cố gắng thực hiện cẩn thận từng bước, tin chắc quá trình này sẽ không cực và tốn nhiều thời gian của bạn đâu nhé. Bạn tự chuyển văn phòng hay sử dụngdịch vụ chuyển văn phòng thì lời khuyên của các chuyên gia là nên tự mình phân loại, bảo quản sẽ tốt hơn bạn nhé.